For arrangører

Retningslinjer for arrangører

Herunder fremgår de kriterier og retningslinjer, der gælder for- og skal overholdes af ALLE arrangører* for at kunne deltage på hhv. Kulturnatten og Den Lille Kulturnat.

Indhold:

• Arrangørgrupper A og B – hvilken tilhører I?
• Mulighed for tilskud
• Beliggenhed i Københavns- eller på Frederiksberg Kommune
• Kulturnatskvalitet på arrangementet
• Oprettelse og beskrivelse af arrangement
• Obligatorisk fremvisning af Kulturpas
• Obligatorisk scanning af digitale Kulturpas og krav hertil
• Adgang til arrangement i hele åbningstiden
• Regler for forhåndstilmelding
• Afhentning af materialer – kun ved forudbestilling
• Overholdelse af deadlines
• Presse og markedsføring

Alle punkter er uddybet herunder.

Arrangørgrupper A og B – hvilken tilhører I?

Foreningen Kulturnatten arbejder med to grupper af arrangører, nedenfor kan I se, hvilken gruppe I tilhører. Er der tvivl om, hvilken gruppe I tilhører, afgøres det af Foreningen Kulturnatten.

Gruppe A

Museer og andre permanente udstillingsbygninger.

Biblioteker og Kulturhuse samt statslige, kommunale og lokale arkiver.

Ikke-kommercielle institutioner med faste åbningstider, der har en offentligt tilgængelig samling eller særligt enestående seværdigheder.

Zoologisk Have.

Kirker og statsanerkendte trossamfund.

Gruppe B

Kultursteder, ikke-kommercielle (medborgerhuse, uddannelsessteder, m.fl.).

Øvrige ikke-kommercielle aktører (rådhuse, Folketinget og ministerier).

Foreninger, anden offentlig administration, organisationer o.l., der måske har til huse i bygninger af særlig arkitektonisk eller historisk interesse eller på anden måde favner kulturbegrebet. Dog er det en forudsætning, at det ikke er intentionen at rekruttere medlemmer til arrangementer under Kulturnatten.

Kommercielle aktører (f.eks. boghandlere, gallerier og kunsthåndværkere med arbejdende værksteder).

Deltagergebyr for Gruppe B – kun ved Kulturnatten

Alle arrangører i gruppe B skal betale 3000 kr. i deltagergebyr. Link til betaling sendes automatisk ved godkendelse fra Kulturnatten. Indtil videre er det gebyrfrit at være arrangør på Den Lille Kulturnat.

Mulighed for tilskud

Foreningen Kulturnatten uddeler hvert år mere end tre millioner kroner i tilskud. Det er penge, der er øremærket til at højne kvaliteten af de arrangementer, som afholdes på Kulturnatten. Der tildeles kun tilskud til arrangementer på Kulturnatten, ikke til Den Lille Kulturnat.

For at komme i betragtning til at modtage tilskud, skal man opfylde de kriterier, som fremgår af siden her. Dernæst kan man søge om tilskud via ansøgningsskemaet, som I finder her, når ansøgningsperioden er åben. På samme side finder I også vejledning og vigtige datoer vedrørende ansøgningsprocessen. Kun ansøgninger fra godkendte arrangører kommer i betragtning.

Beliggenhed i Københavns-  eller på Frederiksberg Kommune

Vi hedder Kulturnatten i København og på Frederiksberg, og for at kunne komme i betragtning som arrangør er det en forudsætning, at jeres arrangement skal foregå i Københavns- eller Frederiksberg Kommune.

Kulturnatskvalitet på arrangementet

Som arrangør forventer vi, at I har lyst til at være med til at skabe uforglemmelige oplevelser for- og tage godt imod alle besøgende. Kulturnatten og Den Lille Kulturnats gæster forventer at opleve noget helt særligt, og de skal forlade arrangementerne med en følelse af at have været med til noget ekstraordinært. Alle arrangementer skal derfor være enestående og emme af omtanke og kvalitet. Vi kalder det Kulturnatskvalitet.

Hver arrangør er ansvarlig for alle egne arrangementer. Det er ligeledes arrangørens ansvar, at myndighedskrav overholdes og at de nødvendige tilladelser bliver indhentet fra kommune, politi, brandmyndigheder osv.

Oprettelse og beskrivelse af arrangement

Gæsterne vil til både Kulturnatten og Den Lille Kulturnat kunne læse alt om årets arrangementer i programmet på hjemmesiden. Det er derfor vigtigt, at I indtaster og beskriver jeres arrangement med en indbydende og forholdsvis detaljeret tekst, og at alle vigtige detaljer fremgår tydeligt. Foreningen Kulturnatten forbeholder sig retten til at redigere i teksterne. I kan se deadlines for oprettelse og beskrivelse af arrangement, samt hvornår programmet offentliggøres, her. Det er vigtigt, at deadline overholdes, da der ikke vil kunne rettes i programmet efter denne.

Ved Kulturnatten vil de gæster, der køber Kulturpas i 7-Eleven, få udleveret en trykt oversigt, som kun indeholder navn og adresse på alle arrangører men ikke en beskrivelse af de enkelte arrangementer. Gæster, der køber Kulturpasset online, vil modtage et link, hvor de kan downloade oversigten i pdf-format.

Der bliver til Den Lille Kulturnat ikke produceret en trykt oversigt, så det er kun på hjemmesiden, at gæsterne kan finde informationer om årets arrangører og de planlagte arrangementer.

Obligatorisk fremvisning af Kulturpas

Kulturpasset giver fri adgang til alle arrangementer på Kulturnatten og Den Lille Kulturnat.

Det er et ufravigeligt krav, at alle gæster skal vise Kulturpas til alle arrangementer, der er offentliggjort i programmet på Kulturnattens hjemmeside. Det skaber en dårlig og problematisk situation, hvis betalende gæster oplever, at andre lukkes ind uden Kulturpas. Arrangører skal derfor afsætte personale til at tjekke, at gæsterne har Kulturpas, og sikre at der ikke gives adgang til nogen uden Kulturpas. Vi er bevidste om, at det til enkelte arrangementer på offentlige veje og pladser ikke altid er muligt at tjekke, om gæsterne har Kulturpas.

Obligatorisk scanning af digitale Kulturpas og krav hertil

Alle arrangører SKAL registrere og scanne alle gæster, der besøger deres arrangement, ellers går Foreningen Kulturnatten glip af vigtige data, vi bruger til at udvikle og forbedre gæsternes oplevelse. Registreringen foretages ved at scanne digitale Kulturpas. Det er arrangørens ansvar, at registreringen af Kulturpas kan gennemføres, derfor er det et krav at:

• Der er afsat personale nok til at registrere gæsterne
• Telefoner, der bruges til at scanne, højest må være 5 år gamle
• Der skal være sikret god mobildækning, helst ved at telefonen er koblet på wifi eller, hvis dette ikke er muligt, god mobildata-dækning

Support i form af telefonleje og/eller mandskab til scanning kan tilkøbes fra vores leverandør Preo, kontakt Kulturnatten for at høre nærmere om mulighederne.

Adgang til arrangement i hele åbningstiden

Kulturnattens arrangementer henvender sig til alle aldersgrupper. Arrangementerne skal ligge i tidsrummet 18.00 – 24.00 og være gratis og eksklusive for gæster med Kulturpas. Alle arrangører skal åbne præcis kl. 18.00. Foreningen Kulturnatten ser gerne, at I holder jeres institution åben indtil kl. 24.00, da det er Kulturnattens officielle åbningstid. Arrangører må tidligst lukke dørene for publikum kl. 23.00, og det skal fremgå tydeligt af programmet. Tilskudsmodtagere SKAL holde åbent til kl. 24.00.

På Den Lille Kulturnat er målgruppen børn i alderen 2-5 år og 6-12 år i følgeskab med deres voksne, og alle arrangementer ligger i tidsrummet 16.00 – 20.00. Alle arrangører skal åbne for deres arrangementer præcis kl. 16.00 og holde åbent til kl. 20.00. Arrangementerne skal helst være kortvarige og gerne med gentagelser i løbet af aftenen (flow). Arrangører er ikke forpligtede til at holde åbent i hele huset på Den Lille Kulturnat, det kan eksempelvis være et åbent børneværksted i et afgrænset område, der udgør arrangementet.

Regler for forhåndstilmelding

Arrangører må ikke kræve forhåndstilmelding til deres arrangement uden forudgående aftale med Foreningen Kulturnatten, og tilmelding skal så vidt muligt fuldstændigt undgås. Tilmelding må kun foregå online via Billetto eller via eget online tilmeldingssystem. Tilmelding skal begynde præcist, da mange gæster sidder klar på dagen, find den aktuelle dato for forhåndstilmelding til jeres arrangement her. Bliver arrangementet fuldt booket, så send os en mail, så skriver vi det på jeres programside.

Afhentning af materialer – kun ved forudbestilling

Vi anbefaler, at det tydeligt fremgår hos arrangøren, at man har et Kulturnats-arrangement, og at man skal vise Kulturpas for at deltage. Det letter ’check in’ processen for gæsterne, og også for jer. Foreningen Kulturnatten producerer derfor streamere med teksten “Kun for gæster med Kulturpas”, og vi opfordrer alle arrangører til at sætte streameren op sammen med årets plakat ved indgangen.

Materialet kan hentes færdigtrykt hos Foreningen Kulturnatten, eller man kan selv hente det digitalt på vores hjemmeside. Hvis man ønsker at kunne afhente materialet fysisk, er det vigtigt at forudbestille det inden. Vi har tidligere produceret til alle, men for at undgå spild, vil det ikke længere ske automatisk.

Deadline for bestilling og afhentning af plakater og streamere kan ses her, det er vigtigt at overholde deadline for bestilling. Dato for afhentning og adresse vil desuden følge i et nyhedsbrev, når datoen nærmer sig.

Overholdelse af deadlines

Alle arrangører skal overholde de udstukne deadlines, som kan findes her. Det er vigtigt løbende at holde øje med datoer og deadlines, da man fx ikke kan komme i betragtning til tilskud, hvis ansøgningen sendes for sent, og heller ikke kan rette yderligere i sine arrangementer efter sidste frist for indtastning af program.

Presse og markedsføring

Som arrangør er I selvfølgelig meget velkomne til at anvende egne markedsføringskanaler til at skabe opmærksomhed om arrangementerne ved Kulturnatten og Den Lille Kulturnat.

I egen markedsføring af arrangementer skal det tydeligt fremgå, at der KUN er adgang for gæster med Kulturpas (det gælder også på sociale medier som f.eks. Facebook eller Instagram). Der må ikke stå, at noget er ‘gratis’, da det kan give gæsterne opfattelsen af, at de ikke behøver Kulturpas for at deltage. Det kan i stedet fx. formuleres som, at ‘med Kulturpasset er der fri adgang til arrangementet’.

Når man som arrangør opretter sit arrangement på Foreningen Kulturnattens hjemmeside, skal det anvendte foto være clearet til pressebrug således, at Foreningen Kulturnatten må anvende fotoet i pressemæssig sammenhæng. Husk derfor tydelig angivelse af, hvem der skal krediteres for billedet.

*Undlader en arrangør at efterleve de ovenfor anførte retningslinjer fra Foreningen Kulturnatten, forbeholder vi os ret til at udelukke arrangøren det følgende år.