For arrangører

Kriterier og retningslinjer for arrangører

Her kan I finde de kriterier og retningslinjer, der gælder for- og skal overholdes af ALLE arrangører* på Kulturnatten og Den Lille Kulturnat. Der er enkelte forskelle i vilkårene for de to begivenheder, så det er vigtigt at orientere sig grundigt i alle punkter.

Arrangørgrupper og deltagergebyr

Foreningen Kulturnatten arbejder med to grupper af arrangører, nedenfor kan I se, hvilken gruppe I tilhører. Er der tvivl om, hvilken gruppe I tilhører, afgøres det af Foreningen Kulturnatten. Hvis I ikke har en arrangørprofil kan I læse mere om, hvordan I opretter jer her.

Gruppe A

• Museer og andre permanente udstillingsbygninger.
• Biblioteker og Kulturhuse samt statslige, kommunale og lokale arkiver.
• Ikke-kommercielle institutioner med faste åbningstider, der har en offentligt tilgængelig samling eller særligt enestående seværdigheder.
• Zoologisk Have.
• Kirker og statsanerkendte trossamfund.

Gruppe B

• Kultursteder, ikke-kommercielle (medborgerhuse, uddannelsessteder, m.fl.).
• Øvrige ikke-kommercielle aktører (rådhuse, Folketinget og ministerier).
• Foreninger, anden offentlig administration, organisationer o.l., der måske har til huse i bygninger af særlig arkitektonisk eller historisk interesse eller på anden måde favner kulturbegrebet. Dog er det en forudsætning, at det ikke er intentionen at rekruttere medlemmer til arrangementer under Kulturnatten.
• Kommercielle aktører (f.eks. boghandlere, gallerier og kunsthåndværkere med arbejdende værksteder).

Deltagergebyr for Gruppe B – kun ved Kulturnatten

Alle i gruppe B skal betale et deltagergebyr på 3000 kroner ved deltagelse i Kulturnatten. Faktura sendes automatisk ved godkendelse fra Kulturnatten. Indtil videre er det gebyrfrit at være arrangør på Den lille Kulturnat.

Arrangement og engagement

Som arrangør forventer vi, at I har lyst til at være med til at skabe uforglemmelige oplevelser for- og tage godt imod alle besøgende. Kulturnatten og Den Lille Kulturnats gæster forventer at opleve noget helt særligt, og de skal forlade arrangementerne med en følelse af at have været med til noget ekstraordinært. Alle arrangementer skal derfor være enestående og emme af omtanke og kvalitet. Vi kalder det Kulturnatskvalitet.

Hver arrangør er ansvarlig for alle egne arrangementer. Det er ligeledes arrangørens ansvar, at myndighedskrav overholdes og at de nødvendige tilladelser bliver indhentet fra kommune, politi, brandmyndigheder osv.

Arrangementet skal foregå i Københavns- eller Frederiksberg Kommune.

Alle arrangører skal overholde de udstukne deadlines, som kan findes her.

Målgruppe og åbningstider

Kulturnattens arrangementer henvender sig til alle aldersgrupper. Arrangementerne skal ligge i tidsrummet 18.00 – 24.00 og være gratis og eksklusive for gæster med Kulturpas. Alle arrangører skal åbne præcis kl. 18.00. Foreningen Kulturnatten ser gerne, at I holder jeres institution åben indtil kl. 24.00, da det er Kulturnattens generelle åbningstid. Arrangører må tidligst lukke dørene for publikum kl. 23.00, og det skal fremgå tydeligt af programmet. Tilskudsmodtagere SKAL holde åbent til kl. 24.00.

På Den Lille Kulturnat er målgruppen børn i alderen 2-5 år og 6-12 år i følgeskab med deres voksne, og alle arrangementer ligger i tidsrummet 16.00 – 20.00. Alle arrangører skal åbne for deres arrangementer præcis kl. 16.00 og holde åbent til kl. 20.00. Arrangementerne skal helst være kortvarige og gerne med gentagelser i løbet af aftenen (flow). Arrangører er ikke forpligtede til at holde åbent i hele huset på Den Lille Kulturnat, det kan eksempelvis være et åbent børneværksted i et afgrænset område, der udgør arrangementet.

Arrangementerne på Den Lille Kulturnat skal være gratis og eksklusive for gæster med Kulturpas, men ligger arrangementet indenfor den pågældende arrangørs normale åbningstid, må der gerne sælges normale billetter til gæster, der kun ønsker entré men ikke at deltage i arrangementet knyttet til Den Lille Kulturnat.

Kulturpasset og registrering af gæster

Kulturpasset giver fri adgang til alle arrangementer på Kulturnatten og Den Lille Kulturnat.

Det er et ufravigeligt krav, at gæster skal vise Kulturpas til alle arrangementer, der er offentliggjort i programmet på Foreningen Kulturnattens hjemmeside. Det skaber en dårlig og problematisk situation, hvis betalende gæster oplever, at andre lukkes ind uden Kulturpas. Arrangører skal derfor afsætte personale til at tjekke, at gæsterne bærer Kulturpas, og sikre at der ikke gives adgang til nogen uden Kulturpas. Vi er bevidste om, at det til enkelte arrangementer på offentlige veje og pladser ikke altid er muligt at tjekke, om gæsterne har Kulturpas, men det skal så vidt muligt tilstræbes.

Alle arrangører SKAL registrere hvor mange gæster, der besøger deres arrangement, og melde besøgstallet ind til Foreningen Kulturnatten. Registreringen foretages ved at scanne digitale Kulturpas og ellers ved almindelig optælling.

Regler for forhåndstilmelding

Arrangører må ikke kræve forhåndstilmelding til deres arrangement uden forudgående aftale med Foreningen Kulturnatten, og tilmelding skal så vidt muligt fuldstændigt undgås. Tilmelding må kun foregå online via Billetto (indsæt link) eller via eget online tilmeldingssystem. Tilmelding skal begynde præcist, da mange gæster sidder klar på dagen, find den aktuelle dato for jeres arrangement her. Bliver arrangementet fuldt booket, så send os en mail, så skriver vi det på jeres programside.

Presse og markedsføring

Som arrangør er I selvfølgelig meget velkomne til at anvende egne markedsføringskanaler til at skabe opmærksomhed om arrangementerne ved Kulturnatten og Den Lille Kulturnat.

I egen markedsføring af arrangementer skal det tydeligt fremgå, at der KUN er adgang for gæster med Kulturpas (det gælder også på sociale medier som f.eks. Facebook eller Instagram). Der må ikke stå, at noget er ‘gratis’, da det kan give gæsterne opfattelsen af, at de ikke behøver Kulturpas for at deltage. Det kan i stedet fx. formuleres som, at ‘med Kulturpasset er der fri adgang til arrangementet’.

Når man som arrangør opretter sit arrangement på Foreningen Kulturnattens hjemmeside, skal det anvendte foto være clearet til pressebrug således, at Foreningen kulturnatten må anvende fotoet i pressemæssig sammenhæng. Husk derfor tydelig angivelse af, hvem der skal krediteres for billedet.

Obligatorisk afhentning af plakater og Kulturpas

Foreningen Kulturnatten producerer streamere med teksten “Kun for gæster med Kulturpas”, og vi forventer, at alle arrangører på både Kulturnatten og Den Lille Kulturnat sætter streameren op sammen med årets plakat. Alle arrangører skal selv afhente plakater, streamere, oversigter og to eksemplarer af dette års Kulturpas.

Deadline for afhentning fremgår af Vigtige datoer. Datoer og adresse vil desuden følge i et nyhedsbrev, når datoen nærmer sig.

Programoversigt – trykt og online

Gæsterne vil til både Kulturnatten og Den Lille Kulturnat kunne læse alt om årets arrangementer i programmet på hjemmesiden. Det er derfor vigtigt, at I indtaster og beskriver jeres arrangement med en indbydende og forholdsvis detaljeret tekst, og at alle vigtige detaljer fremgår tydeligt. Foreningen Kulturnatten forbeholder sig retten til at redigere i teksterne. I kan se deadlines for oprettelse og beskrivelse af arrangement, samt hvornår programmet offentliggøres, her.

Ved Kulturnatten vil de gæster, der køber Kulturpas i 7-Eleven, få udleveret en trykt oversigt, som kun indeholder navn og adresse på alle arrangører men ikke en beskrivelse af de enkelte arrangementer. Gæster, der køber Kulturpasset online, vil modtage et link, hvor de kan downloade oversigten i pdf format.

Der bliver til Den Lille Kulturnat ikke produceret en trykt oversigt, så det er kun på hjemmesiden, at gæsterne kan finde informationer om årets arrangører og de planlagte arrangementer.

Tilskud til arrangementer på Kulturnatten

Foreningen Kulturnatten uddeler hvert år mere end tre millioner kroner i tilskud. Det er penge, der er øremærket til at højne kvaliteten af de arrangementer, som afholdes på Kulturnatten. Der tildeles kun tilskud til arrangementer på Kulturnatten, ikke til Den Lille Kulturnat.

Ansøgning skal foregå via ansøgningsskemaet, som I finder her. På samme side finder I også vigtige datoer vedrørende ansøgningsprocessen. Kun ansøgninger fra godkendte arrangører kommer i betragtning.

*Undlader en arrangør at efterleve disse kriterier fra Foreningen Kulturnatten, forbeholder vi os ret til at udelukke arrangøren det følgende år.